مدیریت ایمیل

 

 

 

زمان یک از ارزشمندترین کالاهای بشر است که با از دست رفتن آن به هیچ وجه قابل بازگشت نمی باشد.مدیریت زمان را میتوان یکی از اصلی بخش های زندگی شخصی و حرفه ای دانست.صندوق ورودی بهم ریخته ایمیل شما زمان قابل توجهی را در امور روزانه شما از اهداف کاریتان میگیرد و باعث می شود که شما زمان بیشتری از کار روزانه خود را صرف مرتب سازی ایمیل های خود کنید.

اگر شما روزی یک ساعت را در یک سال کاری ذخیره کنید؛ به ۲۶۱ ساعت زمان اضافه می‌رسید. یعنی ۱۰ روز کامل در سال.

امروزه نرم افزارهای زیادی برای کنترل و مدیریت ایمیل ها طراحی و ارائه شده است که هرکدام از آنها دارای مزایا و معایبی هستند که ما در اینجا می خواهیم چهار نرم افزار که نسبتا کارای و معایب کمتری دارند را مورد بررسی قرار دهیم.

Sanebox

Sanebox   به چند دلیل بسیار مفید است. اول اینکه به جلوگیری از دریافت اسپم‌ کمک می‌کند. همچنین این نرم‌افزار ایمیل‌های کم‌اهمیت‌ را به سطوح پایین‌تر می‌فرستد تا بعدا به آن‌ها رسیدگی کنید. Sanebox  همچنین ایمیل‌ها را به شکل خودکار در پوشه‌های مختلف قرار می‌دهد. شما می‌توانید این پوشه‌ها را مدیریت و طبق عادات خود شخصی‌سازی کنید.

این امکانات به شما امکان می‌دهد که زمانتان را برای کارهای مهم‌تر ذخیره کنید. همچنین می‌توانید نرم‌افزار را به شکلی مدیریت کنید که مستقیما نیازهای شخصیتان را برطرف کند. شخصا به این دلیل به این نرم‌افزار علاقه دارم که می‌توان به وسیله‌ی آن ایمیل‌های ارسال شده را پیگیری کرد. و می‌توانم پاسخ‌ به ایمیل‌های کم‌اهمیت‌تر را به آینده واگذار کنم. هرچه بیشتر از Sanebox استفاده کنید، بیشتر آن را با نیازهای خود آشنا خواهید کرد و در نتیجه پاسخ بهتری خواهید گرفت.

تنها نکته‌ی منفی این سرویس این است که خود نرم‌افزار چند ایمیل را به اینباکس اضافه می‌کند. که به نظر در تقابل با هدف اصلی نرم‌افزار است. در کنار این باید مبلغی نیز برای این خدمات پرداخت کنید. با این وجود نسبت به کمکی که در مرتب کردن اینباکس به شما می‌کند این سرمایه‌گذاری بی‌ارزش نیست.

Calendly

مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم نیز کاری بسیار زمان‌بر است . Calendly  به شما کمک می‌کند که از شر رد و بدل ایمیل‌ها بین مشتریان و همکاران خلاص شوید. باید توجه کرد که پیگیری زمان مناسب برای قرارهای ملاقات در بین چندین تقویم کاری یکی از زمانبرترین کار‌های روزانه است.

این نرم‌افزار ساز و کاری ساده و تاثیرگذار دارد. در قدم اول شما تقویم‌های پیشین خود را مستقیما با Calndly هماهنگ می‌کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد که به مشتریان، همکاران و هرکس دیگر اجازه دهید که زمان‌های مورد نظر خود را مستقیما به تقویم شما اضافه کنند. هرچند این به این معنی نیست که سایرین می‌توانند زمان و مکان ملاقات‌های شما را مشاهده کنند. بلکه نرم‌افزار برنامه‌های شما را به شکل خصوصی نگه می‌دارد و تنها زمان‌های در دسترس برای ملاقات را به سایرین نشان می‌دهد (که البته قابل ویرایش و شخصی‌سازی هستند). تنظیمات این نرم‌افزار بسیار منعطف و کاربردی طراحی شده است.

من از این نرم‌افزار برای برنامه‌ریزی اتفاقات روتین مانند ضبط پادکست یا مصاحبه استفاده می‌کنم و به تیم داخلی خود دسترسی می‌دهم که قرارهای خود را ذخیره کنند. هرچند این نرم‌افزار برای رفع بسیاری نیازهای دیگر نیز کاربردی خواهد بود.

 Boomerang

Boomerang نرم‌افزاری مشابه SaneBox است و تنها با جی‌میل سازگاری دارد. هرچند در کنار امکانات قبلی، به شما امکان تاخیر در ارسال ایمیل را هم می‌دهد. همچنین ابزاری به نام «Respondable»، که یک دستیار هوشمند است، این نرم‌افزار را از سایر رقبای خود متمایز می‌کند. این نرم‌افزار هوش مصنوعی بسیار کاربردی است و با رتبه‌دادن به نوشتار به شما کمک می‌کند بهترین ایمیل را نوشته و ارسال کنید.

Boomerang  به شما این امکان را می‌دهد که پیام‌هایی تاثیرگذار بنویسید و بتوانید گیرنده‌های خود را مجاب به پاسخ‌دادن کنید.  همچنین می‌توانید از این نرم‌افزار فنون نوشتن را یاد بگیرید. ابزار هوش‌مصنوعی اطلاعات خود را از بین میلیون‌ها پیام جمع‌آوری و به خوبی با نرم‌افزار سنتی‌تر مدیریت ایمیل Boomerang همکاری می‌کند.

X.AI

این نرم‌افزار در اصل یک دستیار هوشمند به نام «ایمی» است و به شما اجازه می‌دهد که بهم‌ریختگی را از برنامه‌ی روزانه‌ی خود حذف کنید. برای این کار باید یک CC از تمام ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را به «Amy[at]x.ai» بفرستید.

سپس دستیار شما یک ایمیل به مشتری، همکار یا سایر افراد مدنظر شما می‌فرستد تا از بهترین مکان و زمان برای ملاقات مطلع شود. بهترین بخش ماجرا این است که پس از فرستادن ایمیل به ایمی می‌توانید تنها منتظر بمانید تا از زمان قرار مطلع شوید. بدون اینکه خود را درگیر جزئیات آن کنید.

دستیار هوشمند این کار را برای ملاقات‌ها، تماس‌ها، یادآوری‌ها و بسیاری کارهای زمانبر دیگر نیز انجام می‌دهد. هرچند اگر بخواهید بلافاصله ثبت‌نام کنید یک مانع کوچک وجود دارد. با توجه به درخواست‌های گسترده یک لیست انتظار برای نسخه‌ی رایگان نرم‌افزار به وجود آمده که ممکن است شما را تا چند هفته معطل نگه دارد. (هرچند می‌توانید با پرداخت مبلغی، این زمان انتظار را از سر راه بردارید) این نرم‌افزار به نظر چشم‌اندازی رو به آینده است.

باتوجه به فراوان و متنوع بودن نرم افزارها در این قسمت ما فقط به بررسی چهار نرم افزار پرداختیم اگر شما نیز نرم افزارهایی را میشناسید می توانید در قسمت کامنت ها به ما معرفی کنید.

 

 

 

 

اخبار

درباره ما

این شرکت با در اختیار گرفتن توانمندی ها و خلاقیت های گروهی از متخصصین نرم افزار کشور در زمینه های مختلف شامل نرم افزارهای کاربردی و اداری ، بانک های اطلاعاتی ، طراحی صفحات وب ، طراحی و پیاده سازی نرم افزار های چند رسانه ای (مالتی مدیا) تلاش کرده است تا با در نظر گرفتن روند رو به رشد اطلاعات و ...

تماس با ما

آدرس: خیابان شهید دکتر بهشتی، خیابان پاکستان، کوچه حکیمی، پلاک 15، طبقه پنجم شرقی

info[at]mehrargham.com

تلفن: 2188530752 98+

فکس: 2188511721 98+

کدپستی: 1531745818

فرم تماس با ما

نقشه

JoomShaper